Was mit Schatten-KI gemeint ist
Schatten-KI bezeichnet hier den Einsatz von KI-Werkzeugen ausserhalb der betrieblich vereinbarten Regeln. Das kann ein privates Chatkonto, eine Browsererweiterung oder eine unbemerkte KI-Funktion in vorhandener Software sein. Fragen Sie zuerst, welche Arbeit Mitarbeitende damit erledigen wollen. Daraus ergibt sich, welche Unterstützung fehlt und welcher Einsatz geklärt werden muss.
Das Gespräch mit der Aufgabe beginnen
Erklären Sie den Zweck des Gesprächs: «Wir möchten verstehen, wo KI Ihnen hilft, und dafür einen verlässlichen Arbeitsweg festlegen.» Sammeln Sie Aufgaben und Hindernisse, keine vollständigen privaten Chatverläufe oder vertraulichen Originaldokumente. Klären Sie mit der zuständigen Person, welche Daten bis zur Entscheidung nicht eingegeben werden dürfen.
- Welche Aufgabe möchten Sie erleichtern, und was soll am Ende vorliegen?
- Welches Werkzeug, Konto oder welche Zusatzfunktion verwenden Sie dafür?
- Welche Inhalte geben Sie ein: öffentliche Texte, interne Informationen oder Angaben über Personen?
- Was funktioniert gut, und was müssen Sie am Ergebnis korrigieren?
- Welche freigegebene Alternative kennen Sie, und woran scheitert deren Nutzung?
Eine kurze Erfassungsnotiz statt einer Chatsammlung
Nutzen Sie diese Felder für jeden wiederkehrenden Bedarf. Die folgende Notiz ist fiktiv ausgefüllt; sie enthält bewusst keine Originalkorrespondenz.
- Aufgabe und gewünschtes Ergebnis: englische Lieferantenmails als deutschen Entwurf erhalten.
- Bisheriger Weg: privates Chatkonto; die zuständige Person hat die Nutzung noch nicht beurteilt.
- Inhalte: Namen und Kontaktdaten, interne Bestellangaben; für die Erfassung genügen diese Kategorien.
- Nutzen und Nacharbeit: Ein erster Übersetzungsentwurf hilft; Artikelnummern, Mengen und Termine müssen am Original geprüft werden.
- Offene Frage und Zuständigkeit: Welche Inhalte dürfen in welches betriebliche Konto? Die Teamleitung holt die Entscheidung der für KI-Werkzeuge und Daten zuständigen Person ein.
Aus dem Bedarf einen erlaubten Arbeitsweg machen
Halten Sie die Entscheidung direkt bei der Notiz fest: erlaubt mit benanntem Werkzeug und Datenumfang, noch zu klären mit zuständiger Person oder für diesen Zweck ungeeignet mit einem anderen Arbeitsweg. Ein Kontoname allein genügt nicht: Mitarbeitende müssen wissen, was sie eingeben dürfen, wer das Ergebnis prüft und wohin sie sich bei Unsicherheit wenden.
Für die fiktive Übersetzungsaufgabe könnte eine begrenzte Freigabe so lauten: «Im freigegebenen Firmenkonto nur öffentliche Lieferantentexte übersetzen. Interne Bestellmails bleiben bis zur gesonderten Klärung im bisherigen Übersetzungsprozess. Die bearbeitende Person prüft jeden Entwurf am Original; Rückfragen gehen an die Teamleitung.» Das ist eine mögliche betriebliche Entscheidung, keine pauschale Freigabe für Lieferantenmails.
Für einen ersten Entwurf kann KI nützlich sein. Wenn die Kontrolle mehr Arbeit verursacht als die Übersetzung selbst oder keine passende Datenfreigabe möglich ist, wählen Sie für diese Aufgabe einen anderen Weg.
Mögliche Fehlübermittlungen separat behandeln
Für eine mögliche Fehlübermittlung braucht es einen separaten Ablauf: weitere Eingaben stoppen, zuständige Stelle informieren und die bekannten Umstände festhalten. Ob weitere Massnahmen oder Meldungen nötig sind, beurteilen die Verantwortlichen anhand des konkreten Falls. Verlangen Sie nicht, dass Mitarbeitende den Vorfall selbst rechtlich bewerten. Eine leicht erreichbare Kontaktstelle hilft, Probleme früh zu erkennen.
Den vereinbarten Weg im Alltag erproben
Testen Sie mit dem Team eine typische Aufgabe und dafür freigegebene Inhalte. Können Mitarbeitende das Konto öffnen, zulässige Eingaben erkennen und das Ergebnis prüfen? Funktioniert der Weg auch unter Zeitdruck? Wenn jede Nutzung eine langwierige Einzelfreigabe benötigt, klären Sie, welche wiederkehrenden Aufgaben verbindlich vorab geregelt werden können.
Planen Sie neben möglichen Lizenzen auch Einrichtung, Einarbeitung und Betreuung ein. Halten Sie fest, wer Rückmeldungen aufnimmt und wann Sie den Arbeitsweg gemeinsam überprüfen. Wiederkehrende Hindernisse gehören zurück in die Erfassungsnotiz.