Vor dem Ausfüllen: eine konkrete Aufgabe auswählen
Welche KI-Tools nutzt Ihr Team bereits, und für welche Aufgaben? Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Ablauf, etwa dem Entwurf eines Newsletters. Halten Sie fest, welche Informationen dabei verarbeitet werden und wer das Ergebnis verwendet. Die folgende Vorlage grenzt die erlaubte Nutzung je Aufgabe und Werkzeug ab. Für weitere Kombinationen ergänzen Sie weitere Regeln.
Vorlage: sieben Regelsätze zum Kopieren und Ausfüllen
Übernehmen Sie die folgenden sieben Punkte in Ihr internes Dokument. Ersetzen Sie alle Angaben in eckigen Klammern und passen Sie die vorgeschlagenen Regeln an Ihre Entscheidungen an. Beschreiben Sie die Aufgabe konkret: «Newsletter aus freigegebenen Produktinformationen entwerfen» ist verständlicher als «Texte bearbeiten».
- Geltungsbereich: Diese Regel gilt für [Mitarbeitende/externe Mitwirkende] im Ablauf [Arbeitsablauf]. KI darf dabei für [konkret erlaubte Aufgabe] eingesetzt werden.
- Werkzeuge: Für diese Aufgabe verwenden wir ausschliesslich [Dienst] mit [betrieblichem Konto/Kontotyp] und den Funktionen [erlaubte Funktionen]. Zuständig für Zugang und Einstellungen ist [Name/Rolle, Kontakt]. Andere Dienste, Funktionen oder Verbindungen zu Datenablagen benötigen vor der Nutzung die Freigabe von [Name/Rolle].
- Daten: Eingegeben werden dürfen [konkret zugelassene Inhalte]. Ausgeschlossen sind [konkret ausgeschlossene Inhalte, z. B. Kundennamen, Personalakten, vertrauliche Preise]. Ist die Zuordnung unklar, werden die Inhalte nicht eingegeben, bis [Name/Rolle, Kontakt] entschieden hat.
- Ergebnisse: Vor der Weiterverwendung prüft [Name/Rolle] Fakten, Zahlen, Namen, Termine und Zusagen anhand von [verbindlicher Informationsquelle]. Nicht belegte Angaben werden geklärt oder entfernt. Ein KI-Entwurf ist noch keine freigegebene Aussage des Unternehmens.
- Aktionen: [Name/Rolle] darf Entwürfe bearbeiten; [Name/Rolle] gibt den fertigen Inhalt für [Empfänger/Kanal] frei. Das KI-Werkzeug darf im Rahmen dieser Regel weder selbst versenden noch veröffentlichen oder Änderungen in anderen Systemen ausführen.
- Vorfälle: Bei einer falschen Eingabe oder unzulässigen Weitergabe unterbrechen wir die betroffene Nutzung und informieren sofort [Kontaktstelle, Meldeweg]. Wir halten Zeitpunkt, Werkzeug, betroffene Datenarten und ausgeführte Aktion fest. Über weitere Schritte entscheidet [Name/Rolle].
- Pflege: Verantwortlich für diese Regel ist [Name/Rolle]. Sie wurde am [Datum] durch [Name/Rolle] freigegeben und liegt unter [Ablageort]. Bei Änderungen an Aufgabe, Werkzeug, Datenzugriff oder automatischen Aktionen wird sie vor dem geänderten Einsatz erneut geprüft.
Was tun, wenn ein Fall noch nicht geregelt ist?
Ein nicht ausgefülltes Feld ist keine Erlaubnis. Sammeln Sie ungeklärte Aufgaben und Datenfragen in einer kurzen Liste für die benannte verantwortliche Person. Bis zur Entscheidung bleibt der bisher freigegebene Arbeitsweg bestehen. Halten Sie neue Freigaben im Dokument fest, damit dieselbe Frage nicht für jedes Teammitglied neu entschieden werden muss.
Die Richtlinie mit drei Situationen im Team erproben
Besprechen Sie den Entwurf mit Geschäftsleitung, IT-Verantwortung und Mitarbeitenden, die KI nutzen. Verwenden Sie für die Übung öffentliches oder erfundenes Material. Spielen Sie drei Situationen durch: einen öffentlichen Text umformulieren, eine interne Notiz zusammenfassen und eine Anfrage mit Personendaten beantworten.
Für jede Situation benennt das Team das erlaubte Werkzeug, die zulässige Eingabe und die Person, die das Ergebnis freigibt. Lautet die Antwort «nicht erlaubt» oder «noch ungeklärt», wird der Fall ohne Eingabe in ein KI-Tool besprochen. Verstehen mehrere Personen dieselbe Regel unterschiedlich, ändern Sie die Formulierung und wiederholen die betreffende Situation.
Was die Vorlage leistet und was zusätzlich geklärt werden muss
Die Vorlage hilft, betriebliche Entscheidungen verständlich festzuhalten. Ob der vorgesehene Einsatz zulässig ist, muss anhand der Daten, Verträge, Einstellungen und geltenden rechtlichen Anforderungen separat geklärt werden. Eine ausgefüllte Richtlinie allein bestätigt keine rechtliche Konformität.