Die Aufgabe im Alltag
Ein Team verwendet KI unterschiedlich: Einige experimentieren bereits, andere brauchen Orientierung. Gemeinsam übt es an einer wiederkehrenden Aufgabe – Besprechungsnotizen in eine Aufgabenliste übertragen.
Nach der Übung sollen Mitarbeitende eine klare Anweisung formulieren, Beschlüsse von Ideen unterscheiden und jeden Eintrag mit den Notizen abgleichen können. KI hilft hier beim Strukturieren von Freitext; Zuständigkeiten oder Zusagen, die in den Notizen fehlen, muss das Team selbst klären. Bei wenigen bereits klar gegliederten Aufgaben kann eine manuelle Liste ausreichen.
- Vorkenntnisse und Arbeitsweisen unterscheiden sich.
- Freigegebene Werkzeuge sind nicht allen bekannt.
- Übungen müssen zu den tatsächlichen Aufgaben passen.
Mini-Übung: Was wird aus diesen Notizen?
Fiktive Notizen und ein ausgefülltes Musterergebnis zur Illustration. Dies ist eine mögliche Übung, kein zugesagter Bestandteil eines bestimmten Seminarpakets.
- Notizen als Eingabe
- Teamsitzung, 20. Oktober: Beschlossen ist ein interner Infotermin am 29. Oktober. Lea prüft bis 22. Oktober, ob die Infoblätter ausreichen. Die Raumbuchung muss noch bestätigt werden; dafür wurde niemand eingeteilt und kein Termin vereinbart. Ein Newsletter wurde als Idee genannt, aber nicht beschlossen.
- Anweisung an die KI
- Verwende nur diese Notizen. Trenne Beschlüsse, Aufgaben und offene Ideen. Gib für jede Aufgabe Tätigkeit, zuständige Person und Termin an. Schreibe bei fehlenden Angaben „offen“. Ergänze keine Zusagen oder Zuständigkeiten.
- Beschluss im Musterergebnis
- Der interne Infotermin findet am 29. Oktober statt.
- Aufgabe 1 im Musterergebnis
- Tätigkeit: Prüfen, ob die Infoblätter ausreichen. Zuständig: Lea. Termin: 22. Oktober.
- Aufgabe 2 im Musterergebnis
- Tätigkeit: Raumbuchung bestätigen. Zuständig: offen. Termin: offen. Rückfrage ans Team: Wer übernimmt die Bestätigung und bis wann?
- Idee im Musterergebnis
- Newsletter: diskutierte Idee, nicht beschlossen. Daraus wird keine Aufgabe mit verantwortlicher Person oder Frist abgeleitet.
- So prüft das Team die Ausgabe
- Beide Aufgaben mit den Notizen abgleichen. „Lea bestätigt den Raum bis 22. Oktober“ wäre falsch: Person und Datum gehören zur anderen Aufgabe. Die Raumfrage bleibt bis zur Klärung offen; das Datum des Infotermins ist keine vereinbarte Aufgabenfrist.
So könnte der Ablauf aussehen
Ausgehend von der gewählten Alltagsaufgabe verbindet das Team Vorbereitung, eigenes Üben und spätere Anwendung. Ein möglicher Ablauf:
Bedarf und Regeln klären
Aufgaben und bisherige Nutzung gemeinsam besprechen. Freigegebene Werkzeuge, zulässige Daten und Ansprechpersonen festhalten.
Passendes Seminar wählen
Basis- oder Praxisseminar dauern einen Tag, der Intensivworkshop zwei Tage. Übungen und Vorbereitung werden anhand des offiziellen Pakets abgestimmt; weitere Begleitung wird separat vereinbart.
Selbst anweisen und prüfen
Alle bearbeiten die fiktiven Notizen mit derselben Anweisung. Die Gruppe vergleicht die Entwürfe mit dem Musterergebnis, markiert erfundene Angaben und hält die Prüfschritte in einer gemeinsamen Vorlage fest.
Vorlagen im Alltag erproben
Geübte Vorlagen in geeigneten Aufgaben einsetzen. Fragen, Fehler und Korrekturaufwand sammeln und daraus Anpassungen ableiten.
Ein konkretes Lernziel statt einer allgemeinen Tool-Demo
Die Mini-Übung prüft drei Fähigkeiten: eine Aufgabe mit Quelle und Ausgabeformat beschreiben, das Ergebnis am Original kontrollieren und Unklarheiten zur Klärung zurückgeben. Eine flüssig formulierte Antwort allein zeigt diese Fähigkeiten noch nicht.
Das Team kann die Anweisung als Vorlage übernehmen und für die nächste Besprechung anpassen. Die Prüffragen bleiben gleich: Ist jede Aufgabe belegt? Gehören Person und Termin wirklich zu dieser Aufgabe? Wurde aus einer Idee versehentlich ein Beschluss?
Vorbereitung und Transfer in den Arbeitsalltag
Vor dem Seminar werden Aufgaben, vorhandene Zugänge und zulässige Beispieldaten abgestimmt. Unterschiedliche Vorkenntnisse sollten bekannt sein. Wer noch kein freigegebenes Konto hat, braucht eine geklärte Teilnahmeform; Konten und Datenregeln sollten nicht spontan während einer Übung entschieden werden.
Nach der Schulung kann eine interne Ansprechperson die geübte Vorlage an einem passenden Vorgang erneut einsetzen lassen. Rückmeldungen werden gesammelt: Was musste korrigiert werden, welche Regel war unklar, wo passte das Format nicht? Ob zusätzliche Begleitung Teil des Auftrags ist, wird gesondert vereinbart.
Woran ein brauchbarer Lerntransfer erkennbar wird
Vergleichen Sie einen Entwurf vor und nach der gemeinsamen Übung. Beurteilen Sie nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch fehlende Aufgaben, falsch zugeordnete Verantwortlichkeiten und die Fähigkeit, Unsicherheit zu benennen. Eine überzeugend formulierte Ausgabe mit falschen Beschlüssen erfüllt das Lernziel nicht.
Wenn Mitarbeitende die Vorlage später ohne Unterstützung nutzen, Fehler erkennen und wissen, wann sie nachfragen müssen, ist der Transfer greifbar. Bleibt die Nutzung aus, prüfen Sie zuerst Zugänge, Aufgabenpassung und interne Unterstützung. Fehlende Anwendung ist nicht automatisch mangelnde Motivation.
Woran Sie erkennen, was das Team gelernt hat
Lassen Sie die Mitarbeitenden eine neue, ähnlich aufgebaute Notiz ohne Hilfestellung bearbeiten. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Original und besprechen Sie Korrekturen. Wenn Sie auch den Aufwand vergleichen, zählt die Zeit für Prüfung und Rückfragen mit.
- Können Mitarbeitende eine klare Anweisung formulieren und dabei freigegebene Werkzeuge und zulässige Daten wählen?
- Enthält die Liste alle vereinbarten Aufgaben, ohne aus Ideen neue Beschlüsse zu machen?
- Bleiben fehlende Zuständigkeiten und Termine offen, und werden Rückfragen formuliert?
- Kann das Team die Vorlage später selbstständig nutzen und fehlerhafte Zuordnungen erkennen?