Was sich im Arbeitsalltag verändert
Ein gemeinsamer digitaler Vorgang kann diese Zwischenliste ersetzen: Angaben einmal erfassen, offene Fragen am Auftrag klären und die freigegebenen Daten ins ERP übertragen.
Die fachliche Prüfung bleibt. Entfallen kann das erneute Abtippen bereits geprüfter Angaben.
| Heute | Im vorgeschlagenen Ablauf |
|---|---|
| Auftragsdaten stehen im PDF, in Excel und später im ERP. | Die Angaben werden in einer gemeinsamen Erfassungsmaske vorbereitet und anschliessend übernommen. |
| Rückfragen und Korrekturen müssen über E-Mails und Listen zusammengeführt werden. | Offene Fragen, Ergänzungen und Freigabe stehen beim jeweiligen Vorgang. |
| Nach der Weitergabe ist nicht immer klar, ob der Auftrag angelegt wurde. | Die Rückmeldung des ERP zeigt, ob die Übertragung erfolgreich war. |
Ein Beispiel: Eine Bestellung mit fehlender Artikelnummer
Die folgenden Angaben und die dargestellte Oberfläche sind illustrativ. Sie zeigen einen möglichen Ablauf und kein dokumentiertes Kundenprojekt.
Ein Kunde bestellt per PDF zwölf Dichtungsringe. Menge und Lieferadresse sind angegeben, die Artikelnummer fehlt. Die Beschreibung «Dichtungsring, 20 mm» reicht für eine eindeutige Zuordnung nicht aus.
Die Auftragsbearbeitung öffnet eine zentrale Erfassungsmaske. Dort sieht sie den Originalbeleg neben den vorbereiteten Feldern. Der Ausschnitt zeigt eine einzelne Auftragsposition:
Auftrag zur Prüfung
- Bestellreferenz
- B-104
- Kunde
- K-208
- Artikelbeschreibung
- Dichtungsring, 20 mm
- Artikelnummer
- Noch zu klären
- Menge
- 12 Stück
- Lieferadresse
- Musterweg 8, 8000 Zürich
- Status
- Rückfrage nötig
- Erfassen und abgleichen
- Die Angaben können manuell erfasst oder aus dem PDF vorgeschlagen werden. Vor der Freigabe werden sie mit dem Original verglichen.
- Fehlende Artikelnummer klären
- Die fehlende Artikelnummer stoppt die Weitergabe. Die zuständige Person fragt beim Kunden nach. Dieser bestätigt den Artikel DR-20-A. Sie gleicht die Nummer mit dem Artikelstamm ab und ergänzt sie direkt im Vorgang.
- Freigeben und übertragen
- Nach der Prüfung von Kunde, Artikel, Menge und Adresse gibt sie den Datensatz frei. Die Anbindung überträgt die vereinbarten Felder ins ERP. Voraussetzung ist eine geeignete Schnittstelle mit Rückmeldung.
- Bestätigung am Vorgang
- Übertragen · ERP-Auftrag A-7021 Erst die Bestätigung des ERP setzt diesen Status. Damit ist die Erfassung bestätigt. Eine Lieferzusage ist damit noch nicht verbunden.
Wo die Arbeit tatsächlich weniger wird
Die Rückfrage zum Artikel wäre auch im bisherigen Ablauf nötig gewesen. Der Unterschied liegt darin, was danach passiert:
Einmal ergänzen
Die bestätigte Artikelnummer wird am weiterverwendeten Datensatz ergänzt.
Geprüfte Angaben übernehmen
Die Disposition muss die korrigierte Excel-Zeile nicht nochmals abtippen.
Bearbeitungsstand erkennen
Offene Fragen und Freigabe sind am Vorgang sichtbar.
Übertragung nachvollziehen
Die ERP-Bestätigung lässt sich dem ursprünglichen Eingang zuordnen.
Wann sich die Umstellung lohnt
Ob sich die Umstellung lohnt, hängt vom gesamten Aufwand ab. Dazu gehören auch die Kontrolle ausgelesener Angaben, die Bearbeitung von Ausnahmen und die Betreuung der Anbindung.
Für einen Vergleich zählen deshalb die tatsächlichen Erfassungsschritte, die Bearbeitungszeit und der Aufwand für Korrekturen.
Braucht es dafür KI oder eine neue Anwendung?
Für Pflichtfelder, Mengenprüfung, Freigabe und Datenübertragung können feste Regeln genügen. KI kann beim Auslesen unterschiedlich aufgebauter Dokumente helfen. Ihre Vorschläge müssen jedoch überprüfbar bleiben.
Auch eine zusätzliche Anwendung ist nicht immer erforderlich. Besitzt Ihr ERP bereits eine geeignete Erfassungsmaske oder Importfunktion, sollte zuerst dieser Weg geprüft werden.
Die gezeigte Maske beschreibt die benötigte Funktion. Ob sie im ERP, in einem vorhandenen Werkzeug oder als ergänzende Anwendung umgesetzt wird, hängt von Ihren Systemen ab.
Bei wenigen Bestellungen kann die direkte manuelle Erfassung im ERP bereits die passende Lösung sein.
Was passiert bei einer unklaren Übertragung?
Wird die Verbindung nach dem Senden unterbrochen, bleibt der Vorgang als «Übertragung ungeklärt» sichtbar. Vor einem erneuten Versuch muss geprüft werden, ob das ERP den Auftrag bereits angelegt hat.
Auch eine erneut eingegangene Bestellung wird mit bestehenden Vorgängen abgeglichen. So lässt sich klären, ob es sich um eine Änderung oder einen doppelten Eingang handelt.
Wie Peak Pioneers Sie dabei unterstützt
Ausgangspunkt ist ein konkreter Auftrag aus Ihrem Alltag. Gemeinsam betrachten wir, wo Angaben erfasst, korrigiert, freigegeben und nochmals übertragen werden.
Den Umfang einer möglichen Umsetzung und die anschliessende Betreuung vereinbaren wir anhand dieses Ablaufs.
- Welche Funktionen Ihrer vorhandenen Software decken den Ablauf bereits ab?
- Welche Felder müssen zwischen den Systemen übertragen werden?
- Welche Prüfungen und Freigaben sind erforderlich?
- Ist eine Konfiguration, eine Anbindung oder eine ergänzende Anwendung sinnvoll?