Die Aufgabe im Alltag
Ein Mitarbeiter muss eine Lieferantenfreigabe vorbereiten. Er kennt seine Frage, aber nicht den Titel der passenden Richtlinie. Die nötigen Angaben stehen an verschiedenen Stellen; nach dem Finden muss er sie noch zusammenstellen.
Gesucht ist eine Antwort, deren einzelne Aussagen sich im Original prüfen lassen. Das folgende fiktive Beispiel zeigt diesen Unterschied zwischen einem Dokumenttreffer und einem Antwortentwurf.
- Wissen verteilt sich auf mehrere Ablagen.
- Versionen und Zuständigkeiten sind nicht immer klar.
- Nicht alle Mitarbeitenden dürfen alle Dokumente einsehen.
Vom Dokumentauszug zur überprüfbaren Antwort
Alle Dokumentnamen, Regeln und Fragen in diesem Beispiel sind erfunden. Sie beschreiben keine tatsächliche Firmenrichtlinie oder Kundenlösung.
- Dokumentauszug
- „Leitfaden Lieferantenfreigabe“, Version 2, Abschnitt 3 „Unterlagen“: Für eine neue Lieferantenfreigabe sind das ausgefüllte Lieferantenstammblatt und ein unterschriebener Verhaltenskodex einzureichen. Abschnitt 4 „Prüfung“: Der Einkauf prüft die Vollständigkeit der Unterlagen.
- Frage des Mitarbeiters
- „Welche Unterlagen brauche ich für einen neuen Lieferanten, und wer prüft, ob alles vorliegt?“
- Antwortentwurf mit Abschnittsbezug
- „Sie benötigen ein ausgefülltes Lieferantenstammblatt und einen unterschriebenen Verhaltenskodex [Leitfaden Lieferantenfreigabe, Version 2, Abschnitt 3]. Der Einkauf prüft die Vollständigkeit [gleiche Quelle, Abschnitt 4].“ Der Mitarbeiter öffnet beide Abschnitte im Original und gleicht die Aussagen ab.
- Bewusst unbeantwortbare Frage
- „Darf ich den Verhaltenskodex bei einer dringenden Bestellung nachreichen?“ – „Die vorliegenden Abschnitte enthalten keine Regel für dringende Bestellungen oder das Nachreichen. Daraus kann ich keine Ausnahme ableiten. Klären Sie diese Frage mit der für die Richtlinie zuständigen Person.“
Rechteprüfung, Suche und Antwortentwurf haben eigene Aufgaben
Bei diesem RAG-Ablauf werden zuerst passende Dokumentstellen abgerufen und dann für einen Antwortentwurf verwendet. Die Zugriffsprüfung legt davor fest, welche Inhalte die jeweilige Person überhaupt verwenden darf.
Zugriff vor dem Abruf begrenzen
Das System beschränkt die abrufbaren Inhalte auf die Berechtigungen der angemeldeten Person. Ein Hinweis an das Sprachmodell ersetzt diese Prüfung nicht.
Passende Dokumentstellen finden
Die Suche liefert im Beispiel die Abschnitte 3 und 4 mit Titel und Version. Ob diese Treffer die Frage abdecken, wird getrennt von der Formulierung beurteilt.
Antwort aus den Fundstellen entwerfen
Das Sprachmodell fasst die belegten Angaben zusammen und ordnet jeder Aussage ihre Fundstelle zu. Für die nicht dokumentierte Ausnahme bleibt die Antwort offen.
Aussagen am Original prüfen
Die Person öffnet die Quelle und prüft Inhalt und Gültigkeit. Der Entwurf erteilt weder eine Lieferantenfreigabe noch eine Ausnahmegenehmigung.
Wann die Suche genügt und wann eine Assistenz passt
Wer nur das aktuelle Lieferantenstammblatt öffnen möchte, braucht vor allem einen eindeutigen Dokumenttreffer. Eine gepflegte Ablage, klare Dateinamen und die vorhandene Suche können dafür ausreichen. Auch die kurze Frage im Beispiel lässt sich direkt in der Richtlinie nachlesen.
Eine Wissensassistenz kommt infrage, wenn Mitarbeitende wiederholt Fragen in eigenen Worten stellen und Angaben aus mehreren Abschnitten zusammenstellen müssen. Ihr zusätzlicher Beitrag ist der Antwortentwurf mit zugeordneten Fundstellen. Prüfen Sie an solchen Fragen, ob das Zusammenstellen tatsächlich weniger Arbeit macht, wenn die Kontrolle am Original mitgerechnet wird.
Dokumentqualität und Berechtigungen vorbereiten
Prüfen Sie, ob Texte, Tabellen und Anhänge korrekt ausgelesen werden. Ein eingescanntes Formular kann andere Vorbereitung benötigen als ein sauberer Text. Legen Sie fest, welche Metadaten erhalten bleiben müssen, damit eine Quelle später wiedergefunden werden kann.
Halten Sie Titel, Version, Abschnitt und die inhaltlich verantwortliche Person fest. Wählen Sie für den Start einen begrenzten, gepflegten Bestand. Historische Fassungen müssen erkennbar bleiben. Testen Sie die Rechteprüfung mit verschiedenen Rollen: Nicht freigegebene Inhalte dürfen weder als Suchtreffer noch als Grundlage des Antwortentwurfs verfügbar sein.
Mit unbeantwortbaren Fragen und veralteten Quellen testen
Nutzen Sie die belegte Frage und die unbeantwortbare Ausnahmefrage aus dem Beispiel als zwei getrennte Prüffälle. Ergänzen Sie eine alte Richtlinienversion und eine Testperson ohne Zugriff. Die Assistenz soll eine fehlende Grundlage benennen, ohne daraus ein Verbot oder eine Erlaubnis zu erfinden.
Notieren Sie getrennt: Hat die Suche die richtigen Abschnitte geliefert? Gibt der Entwurf deren Inhalt korrekt wieder? Bleiben nicht freigegebene Inhalte ausgeschlossen? Wiederholen Sie diese Prüfungen nach Änderungen an Dokumenten oder Zugriffsrechten. Eine vorhandene Quellenangabe allein bestätigt noch keine richtige Antwort.
Woran Sie den Nutzen erkennen
Vergleichen Sie dieselben Fachfragen mit Ihrer bestehenden Suche und mit der Assistenz. Erfassen Sie die Zeit bis zur geprüften Antwort einschliesslich Korrekturen. Berücksichtigen Sie daneben Einrichtung, Dokumentpflege und Betrieb.
- Findet die Suche die passenden, gültigen Abschnitte?
- Ist jede Aussage im Entwurf durch die angegebene Stelle gedeckt, und bleibt die Ausnahmefrage offen?
- Bleiben nicht freigegebene Inhalte bei allen geprüften Rollen ausgeschlossen?
- Verringert der Antwortentwurf den Gesamtaufwand gegenüber dem direkten Nachlesen?