KI-Use-Cases für Schweizer KMU: zehn Ideen sinnvoll priorisieren

Welche KI-Anwendung bringt Ihrem Betrieb etwas?

Sammeln Sie wiederkehrende Aufgaben und erfassen Sie Häufigkeit, heutigen Zeitaufwand und Qualitätsanforderungen. Beziehen Sie die Mitarbeitenden ein, die diese Arbeit erledigen. So erkennen Sie auch, ob eine einfache Vorlage oder klassische Automatisierung bereits genügt.

Zehn mögliche Einstiege in den Arbeitsalltag

• Sitzungsnotizen strukturieren.
• Antwortentwürfe für Kundenanfragen vorbereiten.
• Dokumente vorsortieren.
• Offertenentwürfe erstellen.
• Interne Unterlagen durchsuchen.
• Produkttexte entwerfen.
• Korrespondenz übersetzen.
• Tabellenauswertungen erläutern.
• Arbeitsanweisungen aufbereiten.
• Onboarding-Unterlagen zusammenstellen.

Fünf Fragen für jede Idee

Füllen Sie für jede Idee dieselben fünf Punkte mit einer Zahl oder einer kurzen Begründung aus. Schreiben Sie «noch unbekannt», wenn eine Angabe fehlt, und benennen Sie, wer sie klärt. Eine Punktesumme würde hier Genauigkeit vortäuschen.

• Nutzen: Wie oft kommt die Aufgabe vor, wie lange dauert sie heute und was soll besser werden? Zählen Sie bei der neuen Bearbeitungszeit auch Prüfen, Korrigieren und Übertragen mit.
• Kosten: Welche internen Stunden und externen Ausgaben braucht die Einrichtung? Welche Lizenzen, Nutzungskosten, Pflege und Kontrollen fallen danach an?
• Datenzugang: Welche konkreten Unterlagen werden gebraucht, wer darf sie nutzen und sind sie aktuell? Ohne erlaubten Zugang zu geeigneten Daten ist die Idee noch nicht bereit.
• Machbarkeit: Kann das Team einen kleinen Ausschnitt mit vorhandenen Werkzeugen testen? Wer betreut ihn, und welche Systemanbindung wäre erst später nötig?
• Risiken: Was passiert bei einer falschen Ausgabe, und wer erkennt sie rechtzeitig? Eine Ausgabe, die vor ihrer Verwendung niemand zuverlässig prüfen kann, gehört nicht in diesen ersten Pilot.

Drei Ideen eines KMU gegeneinander abwägen

Die Tabelle zeigt ein fiktives KMU mit Kundendienst. Alle Mengen und Zeiten sind Annahmen für die Planung, keine gemessenen Ergebnisse oder Renditeversprechen. Die angenommene Zeitersparnis pro Fall enthält bereits die Prüfung und Korrektur der Ausgabe. Zusätzlich wird wöchentliche Pflege abgezogen.

Antwortentwürfe sind hier der erste Kandidat: 80 Anfragen × 3 Minuten ergeben 4 Stunden, abzüglich 30 Minuten Pflege bleiben angenommen 3,5 Stunden pro Woche. Der grössere erwartete Nutzen rechtfertigt es, den höheren Einrichtungsaufwand gegenüber Sitzungsnotizen zunächst zu prüfen. Die Wissenssuche bleibt zurückgestellt, weil Quellen und Zugriffsrechte noch nicht geklärt sind. Ein hoher erhoffter Nutzen hebt diese Voraussetzung nicht auf.

Zeitgewinn ist noch keine Rentabilität

Stellen Sie für einen festgelegten Zeitraum den Wert der nutzbaren freien Zeit den Kosten gegenüber: Stunden nach Kontrolle und Pflege × interner Stundenansatz, minus laufende Geldkosten und einmalige Einrichtung. Rechnen Sie Einrichtung ebenfalls in Stunden und Geld um, ohne denselben Aufwand doppelt zu zählen. Nicht jede freie Stunde senkt die Lohnkosten; benennen Sie, welche andere Arbeit dadurch erledigt werden kann.

Im Beispiel fehlen noch Werkzeugpreise und der betriebliche Wert der gewonnenen Zeit. Deshalb ist die Wahl ein Auftrag zur Prüfung, noch kein Investitionsentscheid. Falls nur halb so viel Zeit pro Anfrage gespart wird, sinkt der wöchentliche Nutzen von 3,5 auf 1,5 Stunden nach Pflege. Bleibt der Versuch auch dann sinnvoll? Schätzen Sie bei anderen Ideen ebenso eine vorsichtige Variante.

Der ausgefüllte Pilotauftrag für Antwortentwürfe

Die Kundendienstleitung vergleicht für 20 freigegebene, anonymisierte frühere Anfragen drei Wege: den bisherigen Ablauf, gepflegte Textbausteine und einen KI-Entwurf aus aktuellen Produktunterlagen. Fünf Fälle enthalten bewusst unvollständige Angaben oder Ausnahmen. Die KI soll dabei Rückfragen vorschlagen und fehlende Informationen kennzeichnen. Es gibt keinen automatischen Versand und keine Systemanbindung im ersten Versuch. KI ist hier nur dann hilfreich, wenn sie unterschiedlich formulierte Anfragen besser mit den passenden Produktinformationen verbindet als die Textbausteine.

Eine Fachperson beurteilt die Entwürfe anhand der geprüften Antworten: Sind Angaben korrekt, fehlen wichtige Inhalte und wurden unbelegte Zusagen ergänzt? Das Team erfasst pro Fall die gesamte Bearbeitungszeit bis zur versandfertigen Antwort, einschliesslich Suche und Nacharbeit. Einrichtung und Pflege werden getrennt protokolliert.

Vor Beginn vereinbart das Team als Ziel für dieses Beispiel: im Mittel mindestens drei Minuten weniger Arbeit pro Anfrage als im bisherigen Ablauf, bei fachlich freigabefähigen Antworten. Unbelegte Preis- oder Leistungszusagen müssen vor der Freigabe auffallen und korrigiert werden; bleiben sie unentdeckt, wird der Versuch überarbeitet. Anschliessend prüfen die Verantwortlichen Kosten und Ergebnisse: Ist KI gegenüber Textbausteinen nicht ausreichend besser, werden die Textbausteine eingesetzt. Bei einem überzeugenden Ergebnis folgt ein begrenzter Alltagstest; 20 alte Fälle allein belegen noch keinen dauerhaften Nutzen.