Mit welcher Aufgabe beginnen?
Wählen Sie eine häufige Aufgabe, deren Ergebnis Ihr Team gut beurteilen kann. KI ist hier als Formulierungs- und Strukturierungshilfe nützlich: Sie ordnet vorhandene Angaben in ein wiederkehrendes Format. Fehlende Beschlüsse, Preise oder Lieferzusagen kann sie dadurch nicht kennen. Nutzen Sie ein betrieblich freigegebenes Werkzeug und für den ersten Versuch fiktive oder freigegebene Daten.
Protokoll: aus Notizen Beschlüsse und Pendenzen machen
Geben Sie die eigenen Sitzungsnotizen und, falls vorhanden, Ihre Protokollvorlage mit. Dieser Arbeitsauftrag lässt sich direkt übernehmen: «Erstelle aus den folgenden Notizen ein Ergebnisprotokoll. Trenne Beschlüsse, Pendenzen und offene Fragen. Nenne bei jeder Pendenz Aufgabe, zuständige Person und Termin. Übernimm nur ausdrücklich genannte Angaben. Schreibe bei fehlender Zuständigkeit oder Frist ‹offen› und mache aus Vorschlägen keine Beschlüsse.»
Vergleichen Sie den Entwurf mit den Notizen: Stimmen die Entscheidungen und die Personen? Wurde ein Wunsch als feste Zusage dargestellt? Das kurze Beispiel oben zeigt, weshalb diese Unterscheidung zählt.
E-Mail: eine passende Antwort statt einer allgemeinen Vorlage
Fügen Sie die Kundenanfrage und Ihre bestätigten Sachangaben ein. Arbeitsauftrag: «Entwirf eine kurze, freundliche Antwort auf diese E-Mail. Beantworte jede Frage nur anhand der beigefügten Angaben. Wenn Angaben fehlen, formuliere eine konkrete Rückfrage. Erfinde keine Preise, Termine oder Zusagen. Gib Betreff und Antworttext aus; liste ungeklärte Punkte separat für mich auf.»
Beispiel: Eine fiktive Anfrage fragt nach der Montage nächste Woche, nennt aber keinen Einsatzort. Ein passender Satz wäre: «An welchem Ort soll die Montage stattfinden? Sobald uns diese Angabe vorliegt, prüfen wir den gewünschten Termin.» Vor dem Versand prüfen Sie Empfänger, Fakten und Zusagen; interne Hinweise gehören nicht in den Nachrichtentext.
Offerte: freigegebene Bausteine zusammenführen
Legen Sie Anfrage, passende Leistungsbausteine und die dafür gültigen Konditionen bereit. Arbeitsauftrag: «Erstelle einen Offertentwurf aus diesen Unterlagen. Ordne jeder angefragten Leistung den passenden freigegebenen Baustein zu. Übernimm Mengen, Preise und Konditionen unverändert und nenne ihre Quelle in einer separaten internen Liste. Kennzeichne fehlende oder widersprüchliche Angaben. Ergänze keine eigenen Leistungen oder Konditionen.»
Eine kurze interne Ausgabe kann lauten: «Liefertermin: offen – in der Anfrage gewünscht, in den freigegebenen Angaben nicht bestätigt.» Die verantwortliche Person klärt solche Lücken und prüft Leistungsumfang, Mengen, Preise, Berechnung und Bedingungen vor der Freigabe. Die interne Quellenliste wird dabei nicht Teil der Kundenofferte.
Vier weitere Aufgaben mit ähnlichem Vorgehen
- Besuchsbericht: eigene Sprachnotizen strukturieren und eigene Beobachtungen von Kundenaussagen trennen.
- Ausschreibung: geforderte Unterlagen und Termine mit ihrer Fundstelle erfassen; anschliessend am Original auf Vollständigkeit prüfen.
- Arbeitsanweisung: vorhandene Schritte ordnen; Reihenfolge und Sicherheitsbezug von einer Fachperson prüfen lassen.
- Übersetzung: Korrespondenz in die Zielsprache übertragen; Bedeutung, Fachbegriffe und Ton kontrollieren.
Entwürfe testen, Versand getrennt entscheiden
Testen Sie ein Dokumentformat mit mehreren fiktiven oder freigegebenen Fällen. Nehmen Sie auch einen Fall mit fehlenden Angaben auf. Halten Sie fest, was unverändert bleiben muss, und vergleichen Sie das Ergebnis mit den Originalunterlagen. Messen Sie den gesamten Aufwand einschliesslich Korrektur und Freigabe. Wenn die Nacharbeit den Nutzen aufbraucht, vereinfachen Sie die Aufgabe oder behalten den bisherigen Ablauf bei.
Eine KI-Ausgabe im Chat oder in einer Arbeitsablage ist zunächst ein Entwurf. Für einen automatischen Ablauf braucht es zusätzlich eine Verbindung zum Postfach oder CRM, einen festgelegten Auslöser und eine Behandlung von Ausnahmen. Starten Sie mit «Entwurf zur Prüfung ablegen». Automatischer Versand ist eine eigene Entscheidung: Legen Sie fest, für welche Fälle er erlaubt ist und welche fehlenden oder widersprüchlichen Angaben eine menschliche Prüfung auslösen. Preise, Fristen und Vertragsbedingungen durchlaufen weiterhin die vorgesehene Freigabe.
Aufgabe, Ergebnis und wichtigste Kontrolle
Bei Bedarf die Tabelle seitlich verschieben.
| Aufgabe | Nützliche Ausgabe | Vor Verwendung prüfen |
|---|---|---|
| Sitzungsnotizen | Beschlüsse, Pendenzen und offene Fragen | Wer hat was tatsächlich beschlossen? |
| Kundenmail | Antwortentwurf und fehlende Angaben | Empfänger, Sachverhalt und Zusagen |
| Offerte | Entwurf aus freigegebenen Bausteinen | Mengen, Preise und Leistungsumfang |
| Ausschreibung | Anforderungsliste mit Fundstellen | Vollständigkeit und geltende Termine |
| Übersetzung | Korrespondenz in der Zielsprache | Bedeutung, Fachbegriffe und Ton |