Was einen brauchbaren Arbeitsauftrag an KI ausmacht
Ein Prompt ist die Aufgabenbeschreibung, die Sie einem KI-System geben. Beschreiben Sie Ziel, Empfänger, benötigte Informationen und das gewünschte Format – so, wie Sie eine neue Kollegin in die Aufgabe einweisen würden. Nutzen Sie bei Bedarf freigegebene Beispiele Ihrer eigenen Tonalität.
KI kann aus Notizen einen strukturierten Entwurf formulieren. Fehlende Fakten liefert ein besserer Auftrag jedoch nicht nach: Geben Sie an, ob die KI nachfragen oder die Lücke kennzeichnen soll.
Kopiervorlage für wiederkehrende Büroaufgaben
Kopieren Sie die folgende Vorlage und ersetzen Sie die Platzhalter durch Informationen, die Sie im gewählten KI-Werkzeug verwenden dürfen.
«Aufgabe: [konkretes Ergebnis]. Empfänger und Zweck: [wer braucht es wofür]. Grundlage: [freigegebene Informationen einfügen]. Format, Sprache und Ton: [z. B. kurze E-Mail, Deutsch, sachlich]. Grenzen: Verwende nur Fakten aus der Grundlage. Erfinde keine Namen, Zahlen, Termine oder Zusagen. Stelle fehlende oder widersprüchliche Angaben separat unter „Intern zu klären“ zusammen. Ausgabe: zuerst der Entwurf, danach die internen Fragen.»
Die Vorlage erleichtert den Vergleich von Auftrag und Ergebnis. Auch mit diesen Anweisungen müssen Sie den Entwurf an der Grundlage prüfen.
Ausgefüllt: aus Gesprächsnotizen wird ein E-Mail-Entwurf
Fiktives Beispiel; die folgende Ausgabe zeigt ein gewünschtes Ergebnis, keinen dokumentierten Modelllauf.
- Grundlage: Kundin Frau Keller fragt nach 20 Ersatzfiltern vom Typ F4. Sie möchte wissen, ob eine Lieferung bis Freitag möglich ist. Der Lagerbestand ist noch ungeprüft. Ein Preis liegt nicht vor. Nächster interner Schritt: Bestand und Liefermöglichkeit beim Lager abklären.
- Auftrag: Erstelle aus diesen Notizen eine kurze, sachliche E-Mail auf Deutsch an Frau Keller. Bestätige den Eingang ihrer Anfrage zu 20 Ersatzfiltern F4 und sage, dass wir die Liefermöglichkeit prüfen. Verwende nur die enthaltenen Fakten. Bestätige keinen Liefertermin und nenne keinen Preis. Gib zuerst die E-Mail aus und darunter separat „Intern zu klären“ mit den noch offenen Angaben.
- Erwarteter E-Mail-Entwurf: «Guten Tag Frau Keller, vielen Dank für Ihre Anfrage zu 20 Ersatzfiltern vom Typ F4. Wir prüfen, ob eine Lieferung bis Freitag möglich ist. Freundliche Grüsse»
- Erwartete interne Fragen: «Sind 20 Ersatzfilter F4 verfügbar? Ist eine Lieferung bis Freitag möglich? Welcher Preis gilt?» Diese Fragen gehören nicht in die Kundenmail.
- Abgleich vor dem Versand: Stimmen Name, Menge und Filtertyp? Bleibt Freitag ein Kundenwunsch statt einer Zusage? Wurde kein Preis ergänzt? Nach der Kontrolle Absender ergänzen und nur den E-Mail-Entwurf übernehmen.
Vorlagen testen und gezielt verbessern
Falls im Entwurf «Wir liefern am Freitag» steht, ist aus einem Wunsch eine unbelegte Zusage geworden. Korrigieren Sie diese Aussage vor der Verwendung. Präzisieren Sie für den nächsten Versuch den Auftrag: «Freitag ist nur der gewünschte Liefertermin. Formuliere ausdrücklich, dass die Liefermöglichkeit noch geprüft wird.» Erstellen Sie den Entwurf erneut und vergleichen Sie ihn mit denselben Notizen. Eine Verbesserung der Formulierung ist noch keine Lieferbestätigung.
Prüfen Sie die gespeicherte Vorlage danach auch mit einem normalen Fall, einem Fall mit fehlenden Angaben und einem mit widersprüchlichen Informationen. Ändern Sie jeweils nur einen Bestandteil und behalten Sie die Eingaben zum Vergleich. So kann das Team auch nach einer Modell- oder Vorlagenänderung prüfen, welche Fehler auftreten.
- Stimmen Namen, Zahlen und Zusagen mit der Eingabe überein?
- Enthält die Ausgabe alle geforderten Punkte?
- Bleiben fehlende oder widersprüchliche Angaben sichtbar?
- Sind interne Fragen vom Text für den Empfänger getrennt?
Voraussetzungen und Grenzen
Speichern Sie für wiederkehrende Aufgaben die Vorlage, eine zulässige Beispieleingabe und eine fachlich geprüfte Musterantwort zusammen. Legen Sie fest, wer die Ausgabe vor ihrer Verwendung kontrolliert. Wenn die nötigen Fakten fehlen oder sich widersprechen, klären Sie diese zuerst mit der zuständigen Person. Mehr Text im Prompt ersetzt diese Klärung nicht.