Welche Vorarbeit passt zu Ihrem Bereich?
Wählen Sie einen wiederkehrenden Schritt mit einer bekannten Dokumentenquelle und einer Person, die das Ergebnis prüfen kann. Die Tabelle zeigt drei unterschiedliche Einstiege. Kredit-, Anlage-, Deckungs- und Steuerentscheide gehören nicht zum hier beschriebenen Umfang.
Wann hilft KI beim Dokumentenprozess?
KI kann helfen, wenn ähnliche Angaben in unterschiedlich formulierten Briefen, Scans oder Anleitungen stehen und zunächst zusammengetragen werden müssen. Bei festen Feldern aus einem strukturierten Export ist ein regelbasierter Abgleich oft der einfachere Ausgangspunkt.
Die Fachperson legt die erwarteten Unterlagen oder die zulässige interne Anleitung fest. Die Assistenz liefert zu jeder Aussage Dokument, Seite oder Abschnitt. Unleserliche Stellen, widersprüchliche Angaben und fehlende Fundstellen bleiben als offene Fragen sichtbar. Ein Dateiname allein belegt weder den Inhalt noch den Zeitraum.
Wer übernimmt welche Aufgabe?
Die Prozessverantwortlichen bestimmen Umfang, erlaubte Quellen und den Umgang mit Fehlern. Die zuständige Fachperson prüft das Original und gibt die Rückfrage oder Zusammenstellung frei. Erst danach wird etwas versendet oder in einen verbindlichen Arbeitsablauf übernommen.
IT und die zuständigen Datenschutz- oder Sicherheitsverantwortlichen klären vor dem Einsatz echter Kunden- und Mandatsdaten, welche Anwendung, Zugriffe und Verarbeitung zulässig sind. Beginnen Sie für die fachliche Erprobung mit erfundenen oder dafür freigegebenen Dokumenten.
Was bedeutet die FINMA-Perspektive für diesen Einstieg?
FINMA beschreibt in ihrer Mitteilung vom 18. Dezember 2024 KI-Risiken und Beobachtungen zu Governance und Risikomanagement. Sie richtet sich dabei an beaufsichtigte Institute. Daraus folgt keine pauschal gleiche Anforderung für jeden Treuhandbetrieb.
Bei einem beaufsichtigten Institut muss die zuständige interne Stelle den vorgesehenen Einsatz in die eigenen Risiko- und Freigabeprozesse einordnen. Eine funktionierende Unterlagenliste belegt für sich weder die Zulässigkeit des produktiven Einsatzes noch die Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen.
Lohnt sich der Einstieg im Alltag?
Bearbeiten Sie dieselben freigegebenen Musterfälle einmal manuell und einmal mit Unterstützung. Vergleichen Sie übersehene Dokumente, falsch zugeordnete Zeiträume, unbelegte Aussagen und die gesamte Zeit bis zur geprüften Ausgabe.
Nehmen Sie auch einen unleserlichen Scan und eine fehlende Unterlage auf: Bleiben diese Fälle sichtbar offen? Wenn die Kontrolle mehr Aufwand verursacht als die Vorbereitung spart, vereinfachen Sie zuerst die Quellen oder den Prozess.
Drei Einstiege mit einem klaren Ergebnis und einer zuständigen Rolle
Bei Bedarf die Tabelle seitlich verschieben.
| Bereich | Vorarbeit und Ergebnis | Wer prüft und entscheidet? |
|---|---|---|
| Treuhand | Mandatsunterlagen gegen eine Soll-Liste abgleichen; Rückfrageentwurf mit Fundstellen. | Mandatsleitung prüft Dokumente und Rückfrage; Buchungen und steuerliche Beurteilung bleiben im Fachprozess. |
| Bank / Finanzwesen | Dokumentenanforderungen aus einer freigegebenen internen Anleitung mit Abschnitt und Versionsstand zusammenstellen. | Zuständige Fachstelle prüft Aktualität und Anwendbarkeit; Kredit- oder Anlageentscheide bleiben im dafür vorgesehenen Prozess. |
| Versicherung | Eingegangene Schadenunterlagen erfassen: Dokumentart, Datum, Fundstelle und unleserliche oder widersprüchliche Angaben. | Schadensachbearbeitung prüft die Akte und nötige Rückfragen; keine Deckungs- oder Leistungsentscheidung durch die Assistenz. |